Google Drive ist nichts anderes als eine digitale Art, Deine Daten in Ordnern zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Immer wieder stellen wir in der Kommunikation mit Kunden oder Partnern fest, dass es heutzutage lange nicht selbstverstรคndlich ist, die eigenen Daten komplett digital in einer Cloud zu organisieren.
Google Drive ist dabei nichts anderes als ein sogenannter Cloud-Speicher, was heiรt, dass hochgeladene Daten รผber das Internet auf Google-Servern gespeichert werden und dort jederzeit abrufbar sind. Gerรคteunabhรคngig kannst Du Dich einfach bei Google anmelden und hast von Deinem PC, Tablet oder Smartphone Zugriff auf Deine Dateien. Der Vorteil: Du bist unabhรคngig von der Funktionalitรคt Deines PC’s und kannst nicht aus Versehen etwas lรถschen, was dann fรผr immer verloren ist. Doch nicht nur das, Google Drive bietet weitere Vorteile…
Dateien mit Kunden in Google Drive teilen
Neben einzelnen Dokumenten oder Ordnern hast Du die Mรถglichkeit, รผber geteilte Ablagen ganze Ordner-Pakete beispielsweise mit Deinen Kunden, Teammitgliedern oder Mitarbeitern zu teilen. Das vereinfacht die Arbeitsweise enorm, da Deine Kunden, Teammitglieder oder Mitarbeiter so alle fรผr Dich relevanten Dateien einfach eigenstรคndig in Google Drive hochladen kรถnnen, ohne dass einzelne Dateien umstรคndlich per E-Mail oder รคhnliches hin und her geschickt werden mรผssen. Zudem kรถnnt ihr gleichzeitig mit Euren Kunden an Dokumenten arbeiten, Revisionen sind fรผr jeden einsehbar und rรผckwirkend nachvollziehbar und die Dateien sind direkt fรผr alle in der Ablage beteiligten Personen direkt sichtbar.
Wir nutzen das beispielsweise bei der Webseiten-Erstellung, damit uns Kunden unkompliziert ihre Bilder und Texte zur Verfรผgung stellen kรถnnen. Zum anderen organisieren wir uns selbst mit Google Drive und haben wichtige Kennzahlen Reportings in digitalen Tabellen, sodass fรผr jeden immer die neuste Version verfรผgbar ist.
Dokumente, Tabellen und vieles mehr
Neben bereits bestehenden Dateien wie PDF Dokumente oder Bilder hast Du auรerdem die Mรถglichkeit, Text-Dokumente, Tabellen und Prรคsentationen als Online Dokument anzulegen. Das heiรt konkret, dass Du in der Google-Cloud das Dokument direkt bearbeitest. Es ist kein zusรคtzliches Speichern nรถtig und Du kannst jederzeit von รผberall auf das Dokument zugreifen. Mรถchtest Du es dann doch einmal verschicken oder drucken, kannst Du Dir das Dokument im Format Deiner Wahl einfach direkt aus Google Drive herunterladen und weiterverwenden.
Noch ein paar Tipps, die Du vielleicht bisher noch nicht gehรถrt hast:
- Ordner farbig markieren: Du kannst Deine Google Drive Ordner fรผr mehr รbersichtlichkeit in unterschiedlichen Farben gestalten. Durch einem Rechts-Klick auf den Ordner findest Du den Punkt Farbe รคndern.
- Zugriffszeit einschrรคnken: Mรถchtest Du Dokumente nur fรผr einen gewissen Zeitraum an Personen freigeben, kannst Du die Zugriffszeit begrenzen. Klicke einfach auf das Freigabemenรผ, wรคhle Erweitert und รผber den kleinen Stift kannst Du ein Ablaufdatum festlegen.
- Dokumente direkt scannen: Solltest Doch einmal ein Papier in Hรคnden halten, welches Du gerne digital in Google Drive ablegen mรถchtest, kannst Du dies einfach direkt mit Deinem Smartphone รผber die App scannen. Einfach lange auf das App Symbol drรผcken und anschlieรend erscheint die Option zum Scan.
Nichts geht verloren mit der Versionshistorie
Du hast einen Fehler gemacht oder aus Versehen die zuletzt geschriebenen Zeilen gelรถscht? Etwas ist anders und die รnderungen stammen nicht von Dir? Mit der Versionshistorie von Google Drive kannst Du darรผber einfach den Durchblick behalten. Dabei speichert Google Drive unabhรคngig vom Dateitypen bis zu 100 unterschiedliche Versionen fรผr 30 Tage. Mit einem Rechts-Klick auf die Datei gelangst Du zum Punkt Versionen verwalten, in der Du alle frรผheren Versionen des Dokuments einsehen und sogar herunterladen kannst.
Kein Internet? Kein Problem!
Wir im Odenwald kennen es zu gut: Mobiles Internet ist 2020 auf dem Land noch keine Selbstverstรคndlichkeit. Gerade unterwegs kann das schnell zum Verhรคngnis werden, wenn Du mal eben mobil ein wichtiges Dokument abrufen mรถchtest. Google Drive bietet daher die Option, Dokumente jeglicher Art durch einen Rechts-Klick Offline abrufbar zu machen. Somit schrรคnkt Dich auch das gute alte Funkloch unterwegs nicht ein.
Natรผrlich gibt es heutzutage viele Alternativen zu Google Drive, wie OneDrive von Microsoft, Amazon Web Services oder Dropbox (und einige mehr). Wir fรผr uns haben mit Google Drive die beste Lรถsung gefunden und hoffen, Dir so eine kleine Inspiration fรผr Deinen Arbeitsalltag geben zu kรถnnen.