Ortsunabhängig und digital arbeiten: Trello ist für uns das optimale Tool, um unseren Arbeitsalltag für alle zu jeder Zeit zugänglich zu strukturieren und zu organisieren. Hier haben wir alle unsere Kundenprozesse immer auf dem aktuellen Stand und können wichtige Informationen miteinander unkompliziert und zentral teilen. Trello verschafft uns dabei nicht nur den nötigen Überblick, sondern stellt gleichzeitig sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
PS: Wir haben keine Kooperation mit Trello, sondern möchten Dich lediglich durch unsere Arbeitsweise inspirieren, sodass Du eventuell einen Mehrwert für Deinen Arbeitsalltag daraus ziehen kannst.
Die Basis: Trello Boards
Mit einem Trello Board hast Du alle Informationen auf einen Blick. Jedes Board unterteilt sich in unendlich erweiterbare Spalten – die sogenannten Listen. Den Listen können einzelne Karten hinzugefügt werden, die verschiedenste Informationen enthalten:
- Kartentitel
- Beschreibung
- Frist (Datum)
- Label
- Mitglied
- Checklisten
- Kommentare
- Dateianhänge
- Bilder
Ein kleines Beispiel: Wir haben ein zentrales Board als Übersicht für unsere Kunden. Es gibt dabei Listen wie Erstkontakt, Angebot ausgestellt, In Bearbeitung, Kundenrückmeldung ausstehend, Projekt abgeschlossen, After Sales, etc. In den jeweiligen Karten haben wir wie folgt organisiert:
- Den Unternehmensnamen als Kartentitel
- In der Beschreibung alle wichtigen Informationen zum Projektauftrag
- Als Mitglieder die jeweiligen Verantwortlichen
- In den Kommentaren werden Updates sowie neue Informationen nach Telefonaten oder Mail-Kontakten festgehalten
- Über vorher festgelegte Label können wir zuweisen, woher der Kunde stammt (Persönliche Empfehlung, Google, etc.).
- Die Fristen helfen uns, zum richtigen Zeitpunkt wieder mit dem Kunden in Kontakt zu treten und einen Überblick zu behalten, was bis wann erledigt sein muss.
- Zusätzlich haben wir in den Karten Checklisten, welche einzelnen Arbeitsschritte noch zu tun sind. Diese können dann von der zuständigen Person nach und nach abgearbeitet werden, sodass der nächste anschließend weiß, wenn er oder sie wieder an der Reihe ist.
Den Durchblick behalten mit den richtigen Filtern
ACHTUNG: Die absolut notwendige Voraussetzung für eine solche Arbeitsweise ist die regelmäßige und sorgfältige Pflege Deines Trello Boards. Ansonsten gehen wichtige Informationen unter!
Schnell können Listen mit unzähligen Karten befüllt sein und der Überblick geht verloren, da nicht alle Karten direkt auf der Startseite angezeigt werden. Daher ist es für den alltäglichen Umgang mit Trello wichtig, die richtigen Labels zu setzen und die Karten immer den relevanten Personen zuzuweisen. Später kannst dann Du Dir über die „Karten durchsuchen„-Funktion nur die für Dich relevanten Karten auf dem Board anzeigen lassen. Somit ist es überhaupt nicht schlimm, wenn ein Board sehr viele Karten enthält, solange diese klaren Zuständigkeitsbereichen und Verantwortlichkeiten zugewiesen sind.
Beispielswiese kann Denise nun das Kunden Board filtern und sich über den Klick auf ihren Namen ausschließlich Kunden anzeigen lassen, in deren Prozess sie eingebunden ist. Gleiches gilt ebenfalls für Label (die farbigen Karten) und Fälligkeitsdaten. Denise kann so zusätzlich zum Beispiel am Montag alle ihre Kunden anzeigen lassen, die in dieser Woche ein Fälligkeitsdatum haben.
Damit sparst Du viel Zeit und Gehirnkapazität, weil du nicht immer wieder neu überlegen musst, was Du als nächstes machen willst und was insgesamt noch alles zu tun ist.
Unser Tipp: Gerade am Anfang braucht es eine regelmäßige Erinnerung, die Karten immer auf dem neusten Stand zu halten und zu pflegen. Umso wichtiger wird das, wenn mehrere Personen an einer Karte arbeiten. Setze Dir einen festen Terminblock zu Beginn oder am Ende der Woche, um Dein Trello Board auf den aktuellsten Stand zu bringen. Gleiches gilt natürlich für alle Beteiligten.
Ortsunabhängig arbeiten mit Trello
Ein weiterer Vorteil ist, dass Du zum Abrufen von Trello lediglich Internet und ein Endgerät Deiner Wahl benötigst. Du loggst Dich mit Deinem Account am PC, Tablet oder Handy einfach ein und hast direkt alle Informationen verfügbar. Zusätzlich gibt es Trello sogar als eigene App für Dein Smartphone, über die Du Dir beispielsweise direkte Benachrichtigungen anzeigen lassen kannst.
